¿Cuándo un equipo IT debe renovarse?

No existe una regla única de antigüedad, pero hay indicadores operativos claros: arranque lento que afecta productividad, incompatibilidad con software actualizado, baterías que no retienen carga en laptops, hardware que ya no recibe soporte del fabricante o sistema operativo próximo a fin de vida.

• Más de 5 años en uso activo con rol crítico.
• Tiempo de arranque o respuesta que impacta la productividad diaria.
• Sistema operativo o hardware sin soporte activo del fabricante.
• Costos de mantenimiento que superan el 30% del valor de reposición.

¿Cómo priorizar qué equipos renovar primero?

La priorización combina dos variables: criticidad del rol y condición del equipo. Un equipo usado por alguien en un rol de alta productividad y en mal estado debe ir primero; uno de uso esporádico y en buen estado puede esperar. El inventario con ambas dimensiones permite ordenar el refresh en fases.

¿Cómo dimensionar el presupuesto de un refresh IT?

El presupuesto debe contemplar hardware, licencias (si aplica), servicio de configuración e imagen, migración de datos y retiro de equipos obsoletos. Un error frecuente es presupuestar solo el hardware y descubrir que los costos de puesta en marcha elevan el total un 20–30%.

• Hardware: valor de los equipos nuevos según especificación.
• Licencias: Windows 11 Pro, software de productividad, antivirus.
• Servicio: configuración de imagen corporativa, migración de datos.
• Retiro: logística de equipos obsoletos y certificación de borrado de datos.

¿Conviene comprar o arrendar equipos corporativos?

La compra tiene menor costo total si el ciclo de vida supera los 4 años y la empresa tiene capacidad de mantenimiento interno. El leasing o arriendo conviene cuando el flujo de caja es prioridad, se quiere transferir el riesgo de obsolescencia o la empresa prefiere actualizar la flota en ciclos regulares predefinidos.

¿Cómo gestionar el retiro de equipos obsoletos?

El retiro debe contemplar el borrado certificado de datos (especialmente en discos con información corporativa), la disposición responsable del hardware (donación, reciclaje certificado o reventa) y la documentación del proceso para efectos de auditoría interna.